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dimanche 8 octobre 2023

Se préparer pour Microsoft 365 Copilot.

Comment se préparer pour Microsoft 365 Copilot.



Préparez votre organisation à :

Microsoft 365 #Copilot c'est un outil de productivité basé sur l'IA qui utilise des modèles de langage étendus (LLM) et intègre vos données aux applications #Microsoft #Graph et Microsoft 365. 

Il fonctionne avec les applications Microsoft 365 populaires telles que Word, Excel, PowerPoint, Outlook et #Teams. Copilot fournit une assistance intelligente en temps réel, permettant aux utilisateurs d'améliorer leur créativité, leur productivité et leurs compétences.

Conditions préalables pour Microsoft 365 Copilot

Avant de pouvoir accéder à Copilot, vous devez remplir les conditions suivantes :

  • Applications Microsoft 365 pour les entreprises . L'intégration de Microsoft 365 Copilot nécessite les principales applications de productivité Office telles que Word, Excel, PowerPoint et Outlook. Les organisations doivent déployer les dernières versions d'entreprise connectées au cloud sur tous les appareils des employés. Ils doivent maintenir les applications à jour pour activer toutes les capacités de Copilot à mesure qu'elles évoluent. Par exemple, Copilot peut suggérer des modifications de contenu directement dans les documents Word. L'installation locale des applications Office garantit une intégration étroite. 

     Note

    Les utilisateurs doivent disposer de Microsoft 365 E3 ou E5 pour Entreprise ou Microsoft 365 Business Standard ou Business Premium comme licences de base pour obtenir Microsoft 365 Copilot en tant que module complémentaire.

  • Compte basé sur Microsoft Entra. Chaque employé utilisant Copilot doit disposer d'un compte Microsoft Entra pour s'authentifier. Cette conception garantit que tous les utilisateurs se connectent à l'aide des informations d'identification Microsoft Entra. Les anciens comptes locaux qui ne peuvent pas s'authentifier auprès du cloud limitent la fonctionnalité Copilot. Pour en savoir plus, consultez Microsoft Entra ID.

     Note

    Azure Active Directory (Azure AD) est désormais Microsoft Entra ID. En savoir plus.

  • Comptes OneDrive . L'intégration de Copilot avec les comptes d'entreprise #OneDrive lui permet de collaborer sur le contenu. Vous devriez envisager de fournir 1 To de OneDrive à chaque utilisateur. Pour plus d’informations, consultez Se connecter ou créer un compte pour OneDrive.

  • TEAMS.

  • Nouvel Outlook pour Windows. Pour obtenir les suggestions interactives de Copilot dans la messagerie Outlook, installez la dernière version d'aperçu du bureau #Outlook. La nouvelle version permet l'intégration de Copilot au fur et à mesure de son évolution. Pour plus d’informations, consultez Démarrage avec le nouveau Outlook pour Windows.

  • TEAMS Microsoft. Utilisez le bureau ou l’application Web Teams pour activer Copilot dans les discussions, réunions et canaux Teams. Les utilisateurs mobiles uniquement ont des fonctionnalités limitées. Vous pouvez télécharger le client de bureau ici ou vous connecter à l'application Web. Copilot prend en charge à la fois la version actuelle et la nouvelle version de Teams. Pour plus d’informations, consultez Microsoft Copilot dans Teams.

  • LOOP Microsoft. Activez #Loop dans votre locataire pour intégrer Copilot dans les canevas collaboratifs Loop. Cela alimente les scénarios de productivité de groupe de nouvelle génération. Pour plus d'informations sur l'activation de Loop, consultez Copilot in Loop.

Pour mettre pleinement en œuvre les fonctionnalités de Microsoft 365 Copilot, l’équipe informatique d’une organisation doit s’assurer que l’entreprise répond aux conditions préalables clés suivantes avant un déploiement plus large :

  • Windows 11. Windows 11 offre la meilleure expérience pour Microsoft 365 Copilot. Les organisations devraient envisager de mettre à niveau les appareils éligibles vers Windows 11 pour activer la fonctionnalité complète de Copilot.



  • Licences Microsoft 365 basées sur le cloud. Copilot s'intègre profondément aux services cloud Microsoft 365. À ce titre, les organisations doivent s’assurer que tous les utilisateurs disposent de licences Microsoft 365 basées sur le cloud plutôt que d’anciennes licences sur site. Les licences connectées au cloud donnent accès aux dernières fonctionnalités de l'entreprise.

     Note

    Les organisations doivent disposer d'abonnements Microsoft 365 E3 ou E5 pour Entreprise ou Microsoft 365 Business Standard ou Business Premium pour obtenir Copilot en tant que module complémentaire.

  • Formation des utilisateurs finaux. Les organisations doivent s'assurer que leurs utilisateurs comprennent les capacités de Copilot pour définir les attentes appropriées des utilisateurs. Ils doivent développer du matériel de formation et des FAQ pour informer les utilisateurs sur la meilleure façon de travailler avec Copilot. Ils doivent également collecter et développer des ressources de formation pour informer les utilisateurs finaux sur la manière de bénéficier des suggestions de Copilot. Définir les attentes dès le départ est essentiel pour favoriser l’adoption par les utilisateurs. Ils devraient également envisager de proposer des incitations pour suivre la formation Copilot. Pour plus d’informations, consultez Microsoft 365 Copilot - Adoption Microsoft.

  • Préparation du service d'assistance. Préparez les équipes du support technique à se familiariser avec l’IA. Cela se traduit par un meilleur support client et inspire confiance dans l’équipe du #Helpdesk. La formation précoce du personnel de l'Helpdesk permet également de l'investir dans le succès de l'adoption de Copilot. Lorsque les équipes de l'Helpdesk comprennent Copilot, elles peuvent répondre aux questions, résoudre les problèmes et guider les clients plus efficacement, ce qui conduit à une meilleure satisfaction client.


Préparer le lancement de Copilot

En tant qu'administrateur déployant Microsoft 365 Copilot dans votre organisation, vous jouez un rôle clé pour garantir son adoption réussie. Voici quelques bonnes pratiques pour optimiser Copilot et aider vos utilisateurs à tirer le meilleur parti :

  • Surveiller l'utilisation et les commentaires. Gardez une trace de l’ampleur avec laquelle les utilisateurs utilisent Copilot au sein de votre organisation. 
    • Recherchez des équipes ou des individus qui sont des utilisateurs précoces et peuvent fournir des commentaires utiles et peuvent aider à promouvoir l'adoption de Copilot auprès de leurs collègues. 
    • Solliciter les commentaires des utilisateurs sur les suggestions de Copilot. 
      • Était-ce utile ? 
      • A-t-il manqué des contextes clés ? 
      • Ce type de feedback peut vous aider à améliorer la formation des utilisateurs.
  • Identifiez les équipes ou les individus des premiers utilisateurs pour piloter Copilot et fournir des commentaires. Les organisations devraient envisager d'utiliser un plan de déploiement structuré qui inclut une bonne gestion du changement. 
    • Par exemple, lors du déploiement de Copilot, vous pouvez envisager de le lancer d'abord dans un groupe pilote limité. Cela vous permet de recueillir des commentaires, d'évaluer la valeur et d'optimiser les configurations avant un déploiement plus large. 
    • Vous pouvez ensuite adapter son utilisation et la personnaliser pour davantage d'équipes une fois que le pilote aura démontré les résultats. Recrutez du personnel informatique, des assistants administratifs, des représentants du service client et d'autres utilisateurs fréquents d'Office pour être les premiers à essayer Copilot et à partager leur expérience. 
    • Leur contribution peut aider à orienter le déploiement organisationnel plus large. Pour plus d’informations, consultez l’aide et l’apprentissage de Microsoft AI et Démarrez avec Microsoft 365 Copilot 
  • Évaluez la sécurité avec diligence. Il est important que les organisations utilisent les modèles d’autorisation disponibles dans les services Microsoft 365 pour garantir que les bons utilisateurs ou groupes ont le bon accès au bon contenu. 
    • Microsoft fournit de puissants outils de sécurité au sein de ses écosystèmes Microsoft 365 et Azure pour aider les organisations à renforcer les autorisations et à mettre en œuvre « un accès juste suffisant ». 
    • Les stratégies et paramètres définis par les administrateurs dans ces outils sont utilisés non seulement par Microsoft 365 et Azure pour empêcher le partage excessif des données, mais également par Microsoft 365 Copilot. 
    • Les administrateurs doivent vérifier les pratiques de sécurité de leur organisation en ce qui concerne les autorisations, l'étiquetage de sensibilité et l'accès aux données afin d'éviter un partage excessif potentiel de données commerciales propriétaires et sensibles.

L'optimisation de Copilot nécessite une supervision continue, une collecte de commentaires et une configuration au fur et à mesure de son apprentissage. 

En prenant des mesures proactives pour se préparer, les organisations peuvent garantir un déploiement fluide de Copilot. 

Ils peuvent également réaliser immédiatement des gains de productivité lorsqu’ils lancent Copilot.



Préparez vos données pour les recherches Copilot.

Pour vous préparer à Copilot, vous devez organiser vos données pour la recherche. Si votre organisation a déjà mis en place des contrôles d'accès et des politiques appropriées pour ses informations, les utilisateurs ne verront que les données auxquelles ils ont accès lors de leurs recherches, ce qui constitue un avantage.

Si votre organisation n'a pas encore mis en place de tels contrôles, il existe des outils et des mesures que vous pouvez prendre pour comprendre comment vos données sont partagées. Vous pouvez automatiser des contrôles pour garantir un accès adéquat et éviter la divulgation excessive de données avant de déployer Microsoft 365 Copilot. En somme, la préparation des données pour Copilot suit les mêmes principes que la préparation pour la recherche, car Copilot ne récupère que les données auxquelles chaque utilisateur a explicitement accès.

Protégez vos données Copilot avec les outils de sécurité Microsoft 365 et Azure.

De nombreuses organisations sont préoccupées par le partage excessif d'informations internes ou personnelles par leurs utilisateurs, ce qui peut entraîner un accès inapproprié à des données sensibles. Microsoft propose des outils de sécurité puissants au sein de Microsoft 365 et Azure pour aider les organisations à renforcer les autorisations et à mettre en place un principe d'"accès juste suffisant". Ces outils permettent aux administrateurs de définir des politiques et des paramètres pour limiter le partage excessif des données.

Ces pratiques de sécurité sont essentielles non seulement pour Microsoft 365 et Azure, mais aussi pour Microsoft 365 Copilot, qui risque d'exposer des données confidentielles à l'IA en cas de partage excessif. Microsoft recommande l'approche de "juste assez d'accès", où chaque utilisateur n'a accès qu'aux informations strictement nécessaires à son travail, grâce à un contrôle rigoureux des autorisations pour éviter l'accès à des documents ou données inappropriés.

Attribuez vos licences Microsoft 365 Copilot.

Créer un centre d'excellence copilote et définir sa mission.

Mesurer les progrès et l’impact du Copilot.


Activer les fonctionnalités Copilot dans le service client (préversion) | Microsoft #LEARN.

Vous avez ici un aperçu de ce que sera COPILOT pour MICROSOFT 365.






Les informations contenues dans ce module s'appliquent au programme d'accès anticipé Microsoft 365 Copilot, un programme de préversion payant sur invitation uniquement destiné aux clients commerciaux. Les détails sont susceptibles de changer à mesure que le copilote devient généralement disponible.

MS-012 Préparez votre organisation pour Microsoft 365 Copilot

Ce parcours d'apprentissage examine la conception de Microsoft 365 Copilot, ainsi que ses fonctionnalités de sécurité et de conformité, et fournit des instructions sur la façon de mettre en œuvre Microsoft 365 Copilot.


Get ready for Microsoft 365 Copilot - Training | Microsoft Learn


Prepare for Microsoft 365 Copilot: Part 1 – Copilot design and prerequisites - Training | Microsoft Learn

Intelligence artificielle | UNESCO 


Comment exploiter le potentiel de l’IA tout en veillant à ce qu’elle n’exacerbe pas les inégalités et les préjugés existants, voire n’en crée pas de nouveaux ? Certains principes éthiques semblent être universellement acceptés, tels que la vie privée, l’égalité et l’inclusion. Cependant, comment pouvons-nous traduire ces principes en pratiques concrètes ?

La cinquième de la série de vidéos sur l’éthique de l’IA, intitulée « Défis et gouvernance », qui donne un aperçu des tendances actuelles en matière de réglementation de l’IA dans différentes régions et discute des questions éthiques clés pour établir des systèmes de réglementation équitables et inclusifs au niveau mondial, est maintenant disponible avec des sous-titres en anglais, français, japonais et autres langues.   https://chat.openai.com/share/c8512006-f1ef-47ac-bc04-ea1261579f1c

Voir également

Introduction à Customer Service Insights
Copilot déplacement des données entre zones géographiques
Configurer un modèle de recherche de compétences intelligent
Avant de créer un modèle de classification de catégories - AI Builder
Activer les suggestions d'IA pour des cas similaires et des articles de connaissances
Configurer les suggestions d'IA pour les contacts dans Microsoft Teams
Configurer le regroupement de sujets d'IA pour les conversations
Configurer Suggestions d'IA pour les mots-clés et la description des articles


Pour démarrer le processus de mise en œuvre, consultez :

Le Guide de déploiement des applications Microsoft 365.

https://learn.microsoft.com/en-us/deployoffice/deployment-guide-microsoft-365-apps

https://learn.microsoft.com/fr-fr/training/paths/prepare-your-organization-microsoft-365-copilot/

https://adoption.microsoft.com/fr-fr/copilot/


--- 
 Pierre Erol GIRAUDY 


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